KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ VE KORUNMASINA İLİŞKİN ÇALIŞAN ADAYI AYDINLATMA METNİ

Sayın İlgili,

Av. Ömer Dündar Hukuk Bürosu kişisel verilerinizin gizliliğine ve güvenliğine azami hassasiyet göstermektedir. Bu kapsamda işbu aydınlatma metni (“Aydınlatma Metni”); 6689 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) ve ilgili mevzuat çerçevesinde Av. Ömer Dündar Hukuk Bürosu tarafından iş başvurusu yapan çalışan adaylarının işlenen kişisel verilerinin (“Kişisel Veriler”) ne şekilde ve hangi amaçlarla toplandığını, işlendiğini, kimlerle hangi amaçlarla paylaşılabileceğini açıklamaktadır.

“Kişisel Veri(ler)” Kanun’da kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi olarak tanımlanmakla birlikte, işbu Aydınlatma Metni’nde Av. Ömer Dündar Hukuk Bürosu tarafından veri sorumlusu sıfatıyla işlenen kişisel verileri ifade etmektedir.

Bu kapsamda, Av. Ömer Dündar Hukuk Bürosu tarafından Kişisel Veriler her koşulda aşağıdaki kurallara uygun olarak işlenecektir:

–       Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olarak,

–       Paylaşılan kişisel verilerin doğruluğunu ve gerektiğinde güncel halini koruyarak,

–       Belirli, açık ve hukuka uygun amaçlar için,

–       Burada belirtilen işleme amacıyla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olacak şekilde,

–       İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan şartlar ve amaçlar dahilinde.

1.    VERİ SORUMLUSUNUN KİMLİĞİ

Veri sorumlusu, tescilli merkezi 1.Levent Büyükdere Cad. A Blok No.173 Kat:11 Şişli / İstanbul adresinde bulunan, Av. Ömer Dündar Hukuk Bürosu’dur.

2.    VERİ SORUMLUSU TARAFINDAN TOPLANAN KİŞİSEL VERİLER

Özgeçmişiniz içerisinde sizin tarafınızdan alenileştirilen aşağıdaki kişisel verileriniz İnsan Kaynakları Departmanı tarafından işlenmektedir.

Yukarıda sayılan kişisel veriler haricindeki kişisel verinizi özgeçmişinizde yer vermemenizi ve Av. Ömer Dündar Hukuk Bürosu ile paylaşmamanızı öneririz.

Bizlerle, özgeçmişinizde veya sair kaynaklarda referans olarak gösterdiğiniz 3. kişilerin bilgilerini paylaşmanız halinde bu kişilerin bilgilendirilmesinin ve kanunen gerekmesi halinde açık rızalarının alınmasının sizlerin sorumluluğunda olduğunu ve ilgili kişilerin aksi yöndeki tüm talep ve iddialarının sorumluluğunun da şahsınıza ait olduğunu önemle belirtmek isteriz.

3.    KİŞİSEL VERİLER’İNİZİN TOPLANMA YÖNTEMİ

Kişisel verileriniz aşağıdaki yöntem ve vasıtalarla toplanabilmektedir:

• Yüz yüze mülakat yapılan hallerde, mülakat sırasında;

• Aday tarafından iletilen bilgilerin doğruluğunu teyit etmek amacıyla yapılan kontroller ile Av. Ömer Dündar Hukuk Bürosu tarafından yapılan araştırmalar sırasında;

• Av. Ömer Dündar Hukuk Bürosu’nun internet sitesinde yer alan “kariyer” kısmından öz geçmişinizin paylaşılması halinde.

4.    KİŞİSEL VERİLER’İNİZİN İŞLENMESİNİN HUKUKİ SEBEPLERİ VE AMAÇLARI

Av. Ömer Dündar Hukuk Bürosu olarak Kişisel Veriler’inizi aşağıda belirtilen amaçlar ve hukuki sebepler doğrultusunda işleyeceğiz:

• Adayların niteliğini, tecrübesini ve ilgisini açık pozisyona uygunluğunu değerlendirmek;

• Gerektiği takdirde, adayların ilettiği bilgilerin doğruluğunun kontrolünü yapmak veya üçüncü kişilerle iletişime geçip aday hakkında araştırma yapmak;
• Başvuru ve işe alım süreci hakkında aday ile iletişime geçmek;

• İlgili mevzuatın gereklerini ya da yetkili kurum veya kuruluşların taleplerini karşılamak; ve

• Av. Ömer Dündar Hukuk Bürosu’nun uyguladığı işe alım ilkelerini geliştirmek ve iyileştirmek.

Özel Nitelikli Kişisel Veriler, sınırlı hallerde, Av. Ömer Dündar Hukuk Bürosu için yapılan çalışmalara yönelik gerekli olması ya da yükümlülüklerin yerine getirilmesi için zorunlu olduğu ölçüde ve Kanun’un 6. maddesinin 3. fıkrası uyarınca istisna kapsamında kalmadığı müddetçe ilgili kişinin açık rızasına bağlı olarak işlenecektir. Açık rızaya tabi olunan hallerde, ilgili kişiler açık rızalarını Kanun’un 7. maddesine göre her zaman geri çekme hakkına sahiptir.

Aydınlatma Metni kapsamındaki Kişisel Veriler, Kanun’un 5. maddesinin 2. fıkrasının (a), (c), (ç), (e) ve (f) bentleri uyarınca işlenmekte olup söz konusu Kişisel Veriler’in işlenmesi açık rızaya tabi değildir.

5.    KİŞİSEL VERİLER’İNİZİN KİMLERE HANGİ AMAÇLARLA AKTARILABİLECEĞİ

Av. Ömer Dündar Hukuk Bürosu, yukarıda belirtilen kişisel verilerinizi kanundan doğan yükümlülüklere uymak ve/veya iş görüşmesinin olumlu sonuçlanması halinde iş akdi gereğince sorumluluklarını ifa etmek için rızanız alınmadan emniyet birimleri, ilgili bakanlıklar ve müdürlükler ile kanunlarla yetkili kılınan kamu kurumları dâhil üçüncü kişilere aktarabilir veya açıklayabilir. Türkiye’de verilerinizin açıklandığı üçüncü kişilere ve /veya üçüncü kişi kategorilerine ilişkin bilgi her zaman bilginize ve incelemenize açıktır.

Türkiye içerisindeki veri aktarımının yasal dayanakları Kanun’un 8/2 maddesinin (a) bendine istinaden Kanun’un 5/2. maddesinin (a), (c) ve (ç), (e) ve (f) bentleridir.

Ek olarak, Av. Ömer Dündar Hukuk Bürosu’ nun elektronik ortamdaki yazışmalar için kullanmakta olduğu sunucular yurt dışında bulunmaktadır. Bu nedenle, Av. Ömer Dündar Hukuk Bürosu’na ait her türlü araç ile yapmış olduğunuz yazışmalar ve görüşmeler ile kişisel verilerinizi yurt dışına aktarmış olursunuz. Kişisel Verileri’nizi Av. Ömer Dündar Hukuk Bürosu’ na telefon ile ulaşarak veya tercih edeceğiniz sair yollar ile aktarabilmeniz mümkündür.

Aydınlatma Metni’nde sayılan Kişisel Veriler’in gizliliğini ve güvenliğini sağlamak için gerekli tüm idari ve teknik önlemler Av. Ömer Dündar Hukuk Bürosu tarafından alınmakta olup gerekli olandan daha fazla veri aktarımı gerçekleştirilmeyecektir.

Özel Nitelikli Kişisel Veriler, Kanun’un 6. maddesinin 3. fıkrası uyarınca istisna kapsamında kalmadığı müddetçe ilgili kişinin açık rızasına bağlı olarak aktarılabilecektir. Açık rızaya tabi olunan hallerde, ilgili kişiler açık rızalarını Kanun’un 7. maddesine göre her zaman geri çekme hakkına sahiptir. Aydınlatma Metni kapsamında Özel Nitelikli Kişisel Veriler haricindeki diğer kişisel verilerin aktarılması, Kanun’un 8. maddesinin 2. fıkrasının (a) bendi uyarınca açık rızaya tabi değildir.

6.    KİŞİSEL VERİLER’İNİZİN SAKLANMA SÜRESİ

Av. Ömer Dündar Hukuk Bürosu tarafından işlenen Kişisel Veriler, işleme amaçlarının gerektirdiği ve yürürlükte bulunan mevzuata uygun sürelerle saklanmaktadır. İş başvurusunda bulunan adayların kişisel verileri başvuru tarihinden itibaren ilk imha periyoduna kadar (en fazla 6 ay) saklanmaktadır. İş başvuru formları, belgeleri İnsan Kaynakları ve Personel Özlük İşleri Birimi tarafından şirketin yurtiçinde bulunan serverında elektronik ortamda saklanmaktadır. Başvuru sırasında alınan veriler ilk imha periyodunda silinir veya yok edilir.

7.    İLGİLİ KİŞİLERİN KİŞİSEL VERİLERİ ÜZERİNDEKİ HAKLARININ NELER OLDUĞUNU VE BU HAKLARI NASIL KULLANABİLECEKLERİ

Kanun’un 11. maddesi uyarınca ilgili kişi aşağıda belirtilen haklara sahiptir:

–       Kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme,

–       Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,

–       Kişisel verilerinin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,

–       Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,

–       Kişisel verilerinin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzetilmesini isteme ve bu kapsamda kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

–       Kanun’un 7. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerinin silinmesini / yok edilmesini ve bu kapsamda kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

–       İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhlerine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,

–       Kişisel verilerinin Kanun’a aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramaları halinde giderilmesini talep etme.

Yukarıda yer alan haklarınızı kullanmak için yazılı olarak 1.Levent Büyükdere Cad. A Blok No.173 Kat:11 Şişli / İstanbul adresine veya omer.dundar.1@hs01.kep.tr  kayıtlı elektronik posta adresine elektronik posta yoluyla müracaat edebilirsiniz. Başvurunuzun ayrıca bir maliyeti gerektirmesi hâlinde, Kişisel Verileri Koruma Kurulu (“Kurul”) tarafından belirlenen tarifedeki ücret alınabilecektir.

Başvuruda bulunanın ilgili kişi olması halinde başvuru; ilgili kişinin adını, soyadını, T.C. kimlik numarasını (yabancı uyruklular için pasaport numarasını), cevabın iletilebilmesi için adres bilgilerini ve kimliğini tevsik edici belgeleri içermelidir.

Başvuruda bulunan kişi başkası adına hareket ediyor ise, bu konuda özel olarak yetkilendirilmiş olması ve yetkinin belgelendirilmesi gerekmektedir. Bu durumda başvuru; başvuruda bulunan kişinin ve ilgili kişinin adını, soyadını, T.C. kimlik numarasını (yabancı uyruklular için pasaport numarasını), cevabın iletilebilmesi için adres bilgilerini ve kimliğini tevsik edici belgeleri içermelidir.

Ayrıca ilgili kişiler, Kurul’a şikâyet hakkını kullanmak amacıyla aşağıdaki iletişim bilgileri ile talepte bulunabilirler:

Adres : Nasuh Akar Mah. Ziyabey Cad. 1407. Sok. No: 4 06520 Balgat-Çankaya / Ankara

Telefon: +90312-216-5000

Websitesi: http://www.kvkk.gov.tr/

CLARIFICATION TEXT ON PROCESSING AND PROTECTION OF PERSONAL DATA FOR EMPLOYEE CANDIDATE

To whom it may concern,

Av. Ömer Dündar Hukuk Bürosu  shows utmost sensitivity to the privacy and security of your personal data. In this scope, this clarification text on processing and protection of personal data (“Clarification Text”) explains how and for what purposes the personal data of the employee candidate who is applying for a job (“Personal Data”) is collected, processed and shared with third parties by Av. Ömer Dündar Hukuk Bürosu  within the scope of the provided services under the Turkish Law on the Protection of Personal Data numbered 6698 (“Law”) and relevant legislation.

“Personal Data” is defined as any information that relates to an identified or identifiable natural person as per the Law. In this Clarification Text, it refers to the personal data processed by Av. Ömer Dündar Hukuk Bürosu  acting as a data controller.

In this scope, Av. Ömer Dündar Hukuk Bürosu  shall process the Personal Data in accordance with the following principles in any circumstances:

–       Lawfully and fairly,

–       Accurately and by keeping up to date where necessary  

–       For specified, explicit and legitimate purposes,

–       Adequately, relevant and limited to what is necessary in relation to the processing purposes as mentioned herein,

–       By keeping within the scope of the relative legislation or under necessary conditions of data processing and aims for the purposes of processing.

1.    THE DATA CONTROLLER’S IDENTITY

The Data Controller is Av. Ömer Dündar Hukuk Bürosu, having its registered office at 1. Levent Büyükdere Cad. A Blok No.173 Kat:11 Şişli / İstanbul.

2.    PERSONAL DATA COLLECTED BY THE DATA CONTROLLER

The following personal data, which are made public by you in your resume, are processed by the Human Resources Department.

We recommend that you do not include your personal data in your resume other than the above-listed personal data and do not share with Av. Ömer Dündar Hukuk Bürosu .

We would like to state that if you share with us the information of third parties that you refer to in your resume or other sources, it is your responsibility to inform these people and to obtain their explicit consent if it is required by law, and that you are responsible for all requests and claims to the contrary by the data subjects.

3.    METHODS FOR COLLECTING OF PERSONAL DATA

Your personal data may be collected by the following methods and ways:

·         In cases where face-to-face interviews are conducted, during interview;

·         During the checks to confirm the accuracy of the information submitted by the candidate and researches made by Av. Ömer Dündar Hukuk Bürosu ; and

·         In cases where your resume is shared on the “career” section of Av. Ömer Dündar Hukuk Bürosu ’s website.

4.    THE PURPOSES OF AND LEGAL GROUNDS FOR PROCESSING PERSONAL DATA

As Av. Ömer Dündar Hukuk Bürosu, we shall process your Personal Data for the purposes and the legal basis that are mentioned below:

·         To evaluate candidates’ qualifications, experience and interest and their suitability for the open position;

·         To check the accuracy of the information conveyed by the candidates or to contact third parties and do research about the candidate if necessary;

·         To communicate with the candidate about the application and recruitment process;

·         To meet the requirements of the relevant legislation or the demands of authorized institutions or organizations; and

·         To develop and improve the recruitment principles that Av. Ömer Dündar Hukuk Bürosu applies.

Special Categories of Personal Data shall be processed in limited cases depending on the explicit consent of the data subject and to the extent where it is necessary for the services for Av. Ömer Dündar Hukuk Bürosu or mandatory for fulfilling Av. Ömer Dündar Hukuk Bürosu ’s obligations provided that such information is not within the scope of the exception specified in sub-paragraph 3 of article 6 of the Law. In cases where explicit consent is required, the data subject may always withdraw her/his consent according to article 7 of the Law.

Within the scope of this Clarification Text, Personal Data other than Special Categories of Personal Data shall be processed as per sections (a), (c), (ç), (e) and (f) of sub-paragraph 2 of article 5 of the Law and processing of such Personal Data shall not be subject to the explicit consent.

5.    TO WHOM AND FOR WHAT PURPOSES YOUR PERSONAL DATA MAY BE TRANSFERRED

In order to comply with the obligations arising from the law and/or to fulfill its responsibilities in accordance with the employment contract, in cases where you are employed by Av. Ömer Dündar Hukuk Bürosu, Av. Ömer Dündar Hukuk Bürosu may transfer or disclose your above-mentioned Personal Data to the security units, relevant ministries and directorates and third parties including public institutions authorized by laws. Information regarding third parties and/or categories of third parties to whom your data has been disclosed in Türkiye is always open for your information and examination.

The legal bases for data transfer within Türkiye are sections a), (c), (ç), (e) and (f) of sub-paragraph 2 of article 5 of the Law pursuant to section (a) of the sub-paragraph 2 of the article 8 of the Law.

In addition, the servers that Av. Ömer Dündar Hukuk Bürosu uses for electronic correspondence are located abroad.  Therefore, you transfer your personal data abroad through correspondence and interviews you have made with all kinds of tools that belong to Av. Ömer Dündar Hukuk Bürosu. It is possible to transfer your Personal Data to Av. Ömer Dündar Hukuk Bürosu by contacting via telephone or other ways that you prefer.

All necessary administrative and technical measures are taken by Av. Ömer Dündar Hukuk Bürosu to ensure the confidentiality and security of Personal Data listed in the Clarification Text, and no more data will be transferred than necessary.

Special Categories of Personal Data may be transferred with data subject’s explicit consent if it is not in scope of the exception that is regulated in sub-paragraph 3 of article 6 of the Law. In cases where explicit consent is required, the data subject has the right to withdraw their express consent at any time according to the article 7 of the Law. Transfer of other personal data other than Sensitive Personal Data within the scope of Clarification Text, is not subject to explicit consent according to section (a) of sub-paragraph 2 of article 8 of the Law.

6.    RETENTION PERIOD OF YOUR PERSONAL DATA

The Personal Data processed by Av. Ömer Dündar Hukuk Bürosu shall be kept for the periods which the purposes of processing require, specified in the applicable legislation. Personal data of job applicants are kept from the date of application until the first destruction period (maximum 6 months).  Job application forms and documents are stored electronically on the Company’s domestic server by the Human Resources. The data received during the application is deleted or destroyed in the first destruction period.

7.    THE RIGHTS OF THE DATA SUBJECT ON PERSONAL DATAS AND HOW THEY CAN USE THESE RIGHTS

Within the scope of article 11 of the Law, data subjects have a right to:

–      Learn whether his/her personal data has been processed,

–      Request information if her/his personal data has been processed,

–      Learn the purposes of such processing of personal data and whether processed data is being used in accordance with these purposes,

–      Learn the third persons to whom her/his personal data has been transferred within or outside the country,

–      Request correction in case the processing of her/his personal data is incomplete or inaccurate and request notifying to the third parties to whom the personal data is transferred,

–      Pursuant to the article 7 of the Law, request the erasure or destruction of her/his personal data and request notifying to the third parties to whom the personal data is transferred,

–      Object to negative consequences about her/him that is concluded as a result of analysis of the processed personal data exclusively by automatic means,

–      Request claim indemnification if she/he suffered damages due to illegal processing of your personal data.

To exercise your above-mentioned rights, please send a mail to 1. Levent Büyükdere Cad. A Blok No.173 Kat:11 Şişli / İstanbul or send an email to omer.dundar.1@hs01.kep.tr  in writing. If the conducting of the requests needs any additional costs, such costs will be reflected to the applicants by Av. Ömer Dündar Hukuk Bürosu subject to the price list determined by the Turkish Personal Data Protection Authority (“Authority”).

In case the application made by the data subject directly, the application should contain her/his name, surname, Turkish ID number (passport number for foreigners), address to convey the response and documents evidencing the identity.

In case the application made by third party who acts on behalf of the data subject, such person should be specifically authorized on this matter and should submit any document as a proof of representing her/his authority. In this case, the application should contain the names, surnames, Turkish ID numbers (passport numbers for foreign persons), addresses to convey the response of both the applicant and the data subject and documents evidencing their identities.

Moreover, data subjects may send a request to exercise their right to complaint before the Authority with the contact information below:

Adress: Nasuh Akar Mah. Ziyabey Cad.

1407. Sok. No: 4 06520 Balgat- Çankaya / Ankara

Phone Number: +90312-216-5000

Website: http://www.kvkk.gov.tr/